Excel在学校行政管理中的应用(2)

　　在教师自己的计算完成并上报后，院办工作人员会再次对此数据进行计算，得出的监考总时间与教师上报的数据进行比对，在进行这项工作时，有些工作人员为了慎重，常常使用计算器进行计算或者使用计算机输入每场次的监考时间，然后用求和函数进行计算，经过此次核对，常常会耗费相关人员很长的时间。
　　为了改进此类工作的计算方法，提高工作效率，本文拟使用Excel相关函数对数据进行处理，并制作成模板。在以后的此类工作计算时，只需要把监考表导入或复制到此模板中就可以快速的计算出每位教师的监考总时间。
　　2.2利用Excel函数计算教师监考时间
　　⑴计算每场次的监考时间
　　根据监考安排表中数据的特点，使用Excel中的MID函数提取监考开始和结束时间[6]，使用“=MID（D2，13，5）”提取开始时间，使用“=MID（D2，19，5）”提取结束时间。然后使用HOUR函数和MINUTE函数计算出每场次监考时间，公式为“=HOUR（J2-I2）*60+MINUTE（J2-I2）”，如果想要制作成模板，使用者无需输入公式，只需使用该表，可以综合应用函数，在I2单元格中输入公式“=HOUR（MID（D2，19，5）-MID（D2，13，5））*60+MINUTE（MID（D2，19，5）-MID（D2，13，5））”，如图1所示，然后使用Excel的填充功能，计算出所有场次的监考时间。
　　因为每学期的监考场次不同，为了模板的通用性，使数据的增减性较强，可以对整列数据使用计算公式进行填充，但当没有监考时间数据时，会出现“#VALUE！”的提示信息，那么，可以使用IF函数对公式进行改进，在I2单元格中输入公式“=IF（D2=""，""，HOUR（MID（D2，19，5）-MID（D2，13，5））*60+MINUTE（MID（D2，19，5）-MID（D2，13，5）））”。
　　计算出每场次的监考时间后，可以对每位教师的监考次数和监考总时间进行计算，为了便于公式或函数的引用，可能对使用的区域定义名称，在“监考安排”工作表中选中G列，定义区域名称为“监考教师1”，选中H列，定义区域名称为“监考教师2”，选中I列，定义区域名称为“每场监考时间”。在表格的设计上，可以设计为占用一个工作表来存储教师的监考次数和总时间。
　　⑵计算教师监考次数
　　对监考次数的计算，可以选用常用的COUNTIF函数，在C2单元格中使用公式“=COUNTIF（监考教师1，B2）+COUNTIF（监考教师2，B2）”，使用Excel的填充功能，计算出每位教师的监考次数。
　　⑶计算教师监考总时间
　　对于教师监考总时间的计算，可以选用SUMIF函数[7]，在D2单元格中使用公式“=SUMIF（监考教师1，B2，每场监考时间）+SUMIF（监考教师2，B2，每场监考时间）”，使用Excel的填充功能，计算出每位教师的监考总时间，如图2所示。
　　⑷计算监考的折合工作量
　　在E2单元格中使用简单的公式“=D2/90”计算出每位教师监考折合后的工作量，并设置保留2位小数。
　　⑸使用图表进行直观数据分析
　　如果办公人员在安排时便于直观显示教师的监考次数或总时间，可以选择使用图表对数据进行直观的分析。在选用图表进行分析时，可以分别对监考次数或总时间建立图表，也可以把监考次数和总时间在同一个图表中表示。选中数据区域，如B1：D29，使用“插入”选项卡中“图表”选项组中的“柱形图”按钮，插入一个柱形图，根据教师人数改变图表的大小，设置横坐标轴显示的教师姓名字体大小，但从图表中显示，在同一个纵坐标下，监考人数与监考总时间在纵轴上相差太大，致使监考次数不能很好的区分。对图表进行修改，右击图表中的“监考总时间”系列，单击“设置数据系列格式”命令，在弹出的对话框中“系列选项”中“分类间距”处设置间距值，如20%；单击图表中的“监考次数”系列，在“系列选项”中“系列绘制在”选择“次坐标轴”，在“分类间距”处设置间距值，如100%，那么图表就以左右两个坐标轴分析数据。
　　⑹对计算公式进行保护
　　在实际工作中，有些管理人员可能对Excel函数不太熟悉，为了防止他们无意中对公式进行修改，可以对公式所在的单元格设置保护[8]，禁止操作人员进行修改。单击“监考安排”工作表，单击全选按钮选定整个工作表，右击选择“设置单元格格式”命令，打开“设置单元格格式”对话框，在“保护”选项卡中取消“锁定”和“隐藏”的勾选，单击“确定”按钮；然后再选中放监考时间的I列，再次打开“设置单元格格式”对话框，在“保护”选项卡中勾选“锁定”和“隐藏”，单击“确定”按钮；然后使用“文件”列表“信息”列表中“保护工作簿”选项中的“保护当前工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置允许用户进行的操作，单击“确定”。那么对于公式所在列的单元格不可以选定，同时也不显示公式。以相同的方法，对教师监考次数、监考总时间和折合工作量进行保护。
　　⑺另保存为模板
　　设计完成后，可以选择另存为模板，也可以选择发给行政人员进行直接使用。
　　从监考表数据处理的小例子可以体现出，使用Excel中的相关函数及功能处理监考表中的数据，解决了原来大部分由人工计算繁琐而容易出错的问题，在很大程度上提高了工作效率。同时，每次使用时把监考表数据复制或导入到指定位置即可以完成教师监考时间的计算。而在设计过程将相关使用公式的单元格进行保护，既方便应用又可防止入门用户错误修改相关公式。
　　3结束语
　　从Excel函数在监考表中的应用体现了应用Excel各种功能对提高工作效率产生的影响，所以，把Excel思想引入到学校等教育机构的日常行政管理过程中，将会大大提高日常管理工作效率和准确率，减轻管理人员负担。同时，使用Excel的模板等功能，工作中的表格、数据规范性等情况都有明显的改善，对数据的分析和处理都有着极大的优势。一旦行政管理人员习惯于使用Excel相关功能处理和分析大量数据，那么工作效率就会大大提高，同时降低数据处理中的错误率，提高整个行政管理的有效性。
　　【参考文献（References）】
　　[1]王宏平.Excel在学校教育教学管理中的作用[J].计算机光盘软件与应用，2014.18：174-175
　　[2]成必成，胡平建.高校学生工作中应用Excel的三种境界[J].和田师范专科学校学报，2010.29（3）：170-171
　　[3]刘向阳，胡海霞，姜燕.高校教学管理人员Excel办公能力存在的问题和对策研究[J].科技世界，2014.7：23
　　[4]刘远芳，周双恋，陈秀兰.基于Excel的学院教务管理自动化[J].中外企业家，2015.21：107-109
　　[5]田茂琴.浅谈Excel在学校教育教学管理中的应用[J].才智，2014.19：187
　　[6]庞海杰，王丽.计算机应用基础项目化教程[M].济南出版社，2014.
　　[7]陈锡卢，杨明辉.Excel效率手册早做完，不加班[M].清华大学出版社，2015.
　　[8]冯海朋.Excel2010下的数据保护[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2014.8：229-230

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