Excel在学校行政管理中的应用

　　【论文摘要】在学校等教育机构的行政管理过程中，常常需要对各种数据进行处理，但很多行政管理人员仍然习惯于人工方法核算数据。为了提高行政管理工作效率，以青岛滨海学院监考表及监考时间和监考次数计算为例，从Excel应用思想出发，使用Excel函数和图表等Excel的功能对数据进行处理和分析。实践证明，Excel的应用可以有效地提高行政管理的工作效率和数据准确性。
　　【论文关键词】行政管理；Excel；函数；监考时间；监考次数
　　Application of Excel in school administrative management
　　Liu Chunqiang， Jiang Suhua
　　（Qingdao Binhai University， Qingdao， Shandong 266555， China）
　　Abstract： In the administration of the schools and other educational institutions， a variety of data is often needed to process， but many administrators are still accustomed to the manual methods. In this paper， the calculation of the invigilation table in Qingdao Binhai University is taken as the example to demonstrate that the use of Excel functions and charts can improve administrative efficiency and data accuracy.
　　Key words： administration； Excel； function； invigilation time； invigilation number of times
　　0引言
　　在学校等教育机构的行政管理过程中，常常需要借助于Excel办公软件对职工或学生的各种数据进行输入、处理及分析，而目前Excel在行政管理中的应用不尽如人意，主要表现在以下方面。
　　⑴理论与实践脱节，行政人员基本上都学习过Excel，但在办公过程中对数据的处理，还总是使用传统的计算方式，或者使用手机或电脑计算器进行计算[1]，缺乏使用Excel提高数据处理效率的意识。
　　⑵部分行政人员选择使用Excel对数据进行处理，但主要局限在使用求和或平均值等简单函数对数据进行处理，使用排序、筛选等简单的统计分析工具对数据进行分析。
　　⑶对于大量且较为复杂的数据，办公人员还总是选用传统人工的方式进行处理，一般要花费大量的时间进行传统的计算。
　　⑷对于每天、每周、每月等经常需要处理的同类数据，办公人员常常选择每次使用同一种方法进行重新操作一遍，在反复计算的过程中，无形中浪费了宝贵的时间[2]。
　　1行政管理中加强Excel应用
　　为了简化办公管理人员的数据处理过程，针对目前行政管理应用Excel的现状，对各部门的行政管理办公提出以下建议。
　　⑴加强行政管理人员Excel应用能力的培训。在培训过程中，做到有的放失，使用日常用到的数据，将传统数据处理与Excel数据处理进行对比，充分展示Excel在数据处理中的优势，逐步提高办公人员对Excel数据处理各种功能的应用能力。
　　⑵对于经常用到的数据文档或表格，建议设计为模板[3]，在应用时只需要做部分修改，即使对Excel应用不太熟悉的办公人员也能够很快的完成工作。
　　⑶引进具备现代化管理水平和方法的高素质人才[4]。
　　2以监考工作为例对Excel在行政管理中的应用进行验证
　　加班、加班次数、加班时长、加班工资的计算，监考次数、监考时间的计算等工作都是经常性的工作，为了提高计算、核算的工作效率，我们引入Excel的数据处理思想，制作成模板，方便各位教师、管理人员等对数据进行处理。此处，以监考工作的数据处理为例，简述Excel在行政管理过程中的应用对工作效率的提高产生的影响。
　　监考工作是教师工作的一部分，根据学校情况或学校规模，有的学校有专门的考试中心负责监考的安排与教师监考工作量的计算，有的则以部门为单位对监考工作进行安排，无论以哪种形式，都需要平衡老师的监考次数或时间，怎样对监考工作统筹安排，如果不使用专门的软件来实现，则可以选用Excel函数完成此项工作，最后保存为模板，提供给相关管理人员进行使用[5]。
　　2.1监考表的数据构成及目前数据处理存在的问题
　　根据学校监考工作的计算规定，教师每承担90分钟的监考相当于一节课的工作量。监考安排表一般由学校或各学院统一制作，其组成部分如表1所示。
　　从表中数据组成分析，考试时间是完整的日期（时间）表示方式，而监考教师每考场两位，到目前为止，每位教师的监考总时间通常使用下述的方法计算，工作量大且容易出错。
　　⑴每位教师根据自己的监考计算出自己的监考总时间
　　由于每门课程的课程性质、难易程序等多种因素造成每场次的考试时间长度并不一致，最终导致每位教师的每场监考时间都不尽相同，所以每位教师在计算自己的监考时间时总是要先计算自己每场次的监考时间，然后再计算所有场次的时间总和，很多老师，尤其是老教师常常通过计算器手工计算，费时费力。
　　⑵审核时耗费时间长

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