浅析高校学生档案管理及其信息化建设

　　【论文摘要】高校学生档案管理是高校管理的重要组成部分。文章从高校学生档案管理存在问题的分析入手，提出了完善学生档案管理的主要对策，展望了高校学生档案管理信息化建设的前景和基本途径。
　　【论文关键词】高校学生;档案管理;信息化
　　高校是把青年培养成为社会主义建设者和接班人的重要机构，承载了国家富强和民族复兴的重任。要想培养好学生，就必须建立良好和完善的学生管理制度，而其中学生档案管理恰恰容易被大家忽略，甚至有些档案管理人员自身就存在一些错误认识，从而实践中会产生一些问题，最终影响了高校人才的社会输送和人才的合理有效配置。所以，高校档案管理是高校综合管理的重要一环，是高校培养社会人才方式方法的重要体现，关系到每一个大学生的成长成才，需要高校从教育战略的高度对学生的档案管理进行统筹规划，不断推进相关工作的信息化进程。
　　1档案管理存在的问题
　　①规范性不足。高校学生档案的建立是一个逐步形成的过程，所以每一个建档和信息整理环节都要规范操作，比如基本信息的录入、各种资格的审核、考试考核成绩整理、毕业审核及相关资料报批和各种资料归档等。但是，实践中由于学生档案最初是比较零散的，加之工作人员对档案资料的重要程度认识的不足，档案工作和归档内容存在不规范不严谨的状况，有些档案的保存方法也缺乏科学性，有的还存在表格前后不一、资料缺失和档案资料五花八门等现象。
　　②环节安排不健全。档案是学生在校园里生活和成长的记录，是教师走进学生生活和学习的重要方法，档案只有实现了转动，教师才能通过借阅、查阅等方式实现对学生情况的把握。但实际上，许多高校档案材料往往以散落的形式存在着，没有科学合理地进行整理和归类，导致有些学生档案看似挺厚实而实际上没有发挥其应有的作用，往往成为闲置的摆设物。这样，就无法使档案实现查阅、借阅、送达，教师通过档案了解学生的途径就会丧失。
　　③体制机制不健全。高校学生档案管理看似一项单一的工作，但涉及的内容庞杂，关系到的部门也多，关乎每一位学生的切身利益，因此，高校学生档案管理应该说是一项系统工程，必须有完善的制度体系作保障。但是，目前许多高校缺乏完备的体制机制，有些高校甚至基本的管理制度都没有建立起来，相关单位与档案管理部门、教师与档案管理人员等，相互之间沟通渠道不畅通，没有合理的制度设计保障沟通的实现，缺少具体的原则、标准和相关规定，从而使学生的档案资料长时间里处于散乱状态，往往导致学生信息资料不能及时归档，有的还会造成学生档案遗失和遗漏等严重后果。
　　2完善档案管理的主要对策
　　①完善制度建设，整体提升档案管理水平。对于高校学生档案管理来说，制度建设是根本，一套行之有效的档案管理制度是做好档案管理工作的首要前提。完善高校学生档案管理制度，就要从学校和学生实际出发，构建一套包括信息资料收集、档案交接、科学录入、完整送达等在内的制度体系。一是建立科学有效的信息资料收集制度。要本着对学生高度负责的态度，制定具体可操作的制度，有利于收集学生入学、考核、测评、毕业等环节中产生的相关资料。要保证资料的真实性完整性，决不能马虎大意，粗制滥造，避免将来给学生造成伤害和损失。二是建立严格的档案交接制度。档案交接看似一个常规性动作，但实际中却很容易出现错交、漏交的现象。所以，必须建立档案资料转交制度，使档案交接工作有章可循、有法可规，避免档案交接工作因为档案管理人员的变动而出现一系列问题，防止出现未对资料登记、分类、造册就交接的情况;三是制定档案录入的规范标准。对学生档案进行按期录入，是高校学生档案管理工作的基本要求。比如对学生考试成绩、实践考核、奖惩情况等信息的及时录入，会涉及到学生的切身利益，必须予以重视。要建立规范的学生档案信息按时录入制度，形成责任追究，对不能按时录入学生资料信息造成重大影响的进行惩处。四是建立科学合理的送达制度。学生档案的送达工作是一项及其重要的工作，做不好就会直接影响学生的就业等选择，甚至造成不可挽回的损失。因此，必须建立一套完善的档案管理送达制度，及时将学生档案送达学生所在单位，或经过学生同意，将档案移送给人事代理部门。

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