中央基层预算单位财务管理中Excel应用浅析(2)

　　2Excel在报销环节有关信息传递过程中的应用

　　Excel在报销环节的应用仍然比较广泛，本文仅以中央基层预算单位公务卡报销中，如何制作“公务卡消费凭条登记表”为例，浅析Excel在报销环节的信息传递中的应用。

　　公务卡制度改革自2007年推行以来，财政部要求中央各部门将公务卡制度覆盖到所有基层预算单位。随着财政部《关于实施中央预算单位公务卡强制结算目录的通知》（财库[2011]160号）的下发，以及公务卡有关的配套措施建设和公务卡用卡环境的持续改善，公务卡在中央基层预算单位中使用越来越广。笔者单位自2008年在全单位推广使用公务卡，并且现在公务卡还款通过网上银行操作，十分方便。但在公务卡消费支出报销业务时，公务卡消费凭证由于使用热敏纸打印，保存时效较短，不利于财务原始票据的传递和保管。笔者单位自制“公务卡消费凭条登记表”，要求报销单据中有使用中央预算单位公务卡支出的需填写。另外，根据《财政部关于中央预算单位2013年预算执行管理有关问题的通知》（财库[2012]169号），除基本支出的财政授权支付指令保持13位未调整，项目支出财政授权支付指令编码由原来的13位（预算执行细化到项目的试点部门为26位）统一调整为16位。这样，公务卡报销中财政授权支付指令的信息传递是较为繁琐的。为此，笔者根据单位自身情况，通过Excel设置了自动生成财政授权支付指令。具体操作如下：

　　Excel公务卡报销凭条登记表中有两个工作表：基础表、公务卡消费凭条登记表。

　　（1）基础表

　　基础表主要是根据单位实际情况，对财政授权支付指令中涉及到的预算科目预算管理类型（1位）、功能分类科目（7位）、经济分类科目（3位）、支出类型（1位）、预算来源（1位）、预算信息关联号（3位）等基础信息登记，便于在公务卡消费凭条登记表中引用。

　　步骤1在Excel工作簿中Sheet2工作表中按图4录入并设置相关单元格，表名命名为“基础表”。

　　步骤2点击功能区的“公式-名称管理器”命令。在弹出的“名称管理”对话框中，新建以下名称，如图5。

　　a.管理类型，引用位置“=基础表！；

　　b.功能分类，引用位置“=基础表！；

　　c.经济分类，引用位置“=基础表！；

　　d.支出类型，引用位置“=基础表！；

　　e.预算来源，引用位置“=基础表；

　　f.关联号，引用位置“=基础表。

　　（2）公务卡消费凭条登记表

　　公务卡消费凭条登记表是记录持卡人使用公务卡支付公务活动中的各项费用的信息，便于财务人员通过中央基层预算单位代理银行的公务卡支持系统网上还款。报销人员填写姓名、卡号、交易日期、交易金额、报销金额、事由等，会计人员填写支付指令并核对报销人员填写信息是否与实际事项相符。公务卡还款是录入人员和审核人员根据会计稽核人员审核无误的公费卡消费凭条登记表还款。

　　步骤1在新建的Excel工作簿的Sheet1工作表中按图6录入并设置相关单元格，表名命名为“公务卡消费凭条登记表”。

　　步骤2选中J列，点击功能区的“数据-数据有效性”命令。在弹出的“数据有效性”对话框中，“允许（A）”下拉框中选择“序列”，“来源（S）”中输入“=管理类型”（此“管理类型”就是上述名称管理器中已创建的“管理类型”），然后点击确定退出“数据有效性”对话框。

　　步骤3同步骤2，分别选中K、L、M、N、O列，设置其对应的数据有效性。

　　步骤4选中J1：P2，设置其数据有效性为“任何值”。

　　步骤5在G3单元中输入“=CONCATENATE（J3，""，K3，""，L3，""，M3，""，N3，""，O3）”，并向下填充至G5单元格。该公式用于将右侧的J3：O3列各行单元合并成一个，并且将各单元格见用空格隔开通

　　步骤6选中P3单元格，输入公式=IF（AND（J6=1，LEN（G6）=18），""，IF（AND（J6=2，LEN（G6）=21），""，"有误"）），该公式判断录入财政授权支付指令的位数正确性，并向下填充该公式。

　　步骤7选中A1：J6单元格，点击功能区的“页面布局-打印区域-设置打印区域”命令。

　　步骤8打开“页面设置”对话框，设置纸张大小、单色打印等。

　　通过上面两个简单实例的介绍，可以看出，Excel表格在工作中的实际应用，确实减轻了财务人员的工作强度，提高了会计工作效率，促进单位会计工作规范化，以及提高会计核算的质量。

　　主要参考文献

　　[1]恒盛杰咨询.Excel在会计电算化的应用[M].北京：青年出版社，2006.

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