浅析电算化会计档案的风险防范

　　【论文摘要】近年来，由于网络技术的蓬勃发展，会计电算化也随之发展起来，会计电算化档案便应运而生。电算化会计档案得到了快速发展和广泛关注，研究其风险防范有着重要意义。本文首先介绍了会计档案在会计电算化发展的特点，分析了电算化会计档案管理中的安全问题，并结合相关实践经验，从多方面提出了风险的防范措施。
　　【论文关键词】电算化会计档案风险防范
　　1前言
　　作为电算化会计档案实践中的重要工作，对其风险进行合理防范有着关键意义。该项课题的研究，将会更好地提升电算化会计档案应用的实践水平，从而有效优化其风险防范的最终效果。
　　2会计档案在会计电算化发展的特点
　　2.1现代化载体
　　根据最新颁发的《会计档案管理办法》规定，凡是采用电子计算机方式进行会计核算的单位，一律不允许只上交电子会计数据，还要配上并保存打印出来的纸质档案，这样才能够为电算化会计提供双重载体，也为会计档案管理提供了双重保障。双重载体在此为储存在计算机硬盘中的会计数据以及其他光盘或磁性介质等电子会计档案，这些都能够保证会计档案数据不能够轻易被篡改。
　　2.2软硬件环境
　　电算化的电子会计档案不具有纸质档案所具有的直观可视性，所以要想实现其可视性必须要在特定的硬件或软件系统环境中显示，这样才能够实现在现实中的实用性。此外，这样的存储方式有时会因为载体本身质量以及存放环境等问题产生电子档案修改或电子档案保存不善等问题。
　　2.3系统化资料
　　由于电算化操作流程以及电算化信息系统维护的要求，会计档案涉及的范围逐渐变成了系统化资料，这也是电算化会计档案管理下出现的新特点。这一特点不仅可以保存会计档案的电子数据，还可以将被计算机识读的程序文件以及数据结构文件进行保存，除此之外计算机进行会计核算所借助的各种代码也会被保存下来，这样才能够最大化保证数据不会轻易丢失。
　　2.4计算机技能
　　电算化会计档案管理系统需要会计人员拥有更高的基本会计人员素质以及必要的系统安全操作能力。会计人员不仅要熟悉会计核算工作的各项方法，还需要同时掌握一些必要的计算机使用能力以及维护能力，这样才能够更好地适应电算化会计档案管理工作。
　　3电算化会计档案管理中的安全问题
　　就目前我国的电算化会计档案管理现状来看，管理工作中还存在着很多问题，如管理制度不够健全、管理人员业务素质不高、对电子档案不够重视、计算机系统与网络系统的安全度不高等等。这些管理问题在一定程度上对电子档案的安全管理造成了影响，尤其是计算机系统与网络系统的安全管理问题，更是直接导致了电子会计档案管理的安全性较低的主要原因。
　　3.1电算化会计档案管理制度尚不完善
　　很多单位认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化，对电算化会计档案的收集、管理、查阅、销毁仍沿用手工系统的制度；没有对会计电算化信息系统档案保管人员的职责作出相应的规定；也没有采取相应的保障措施来改善保管会计档案的环境等。
　　3.2档案管理人员的业务素质不全面
　　目前很多企业中的档案管理人员的素质缺少档案管理应有的专业知识和计算机应用知识，造成电算化档案管理工作整体水平不高，制约着电算化会计档案管理工作的顺利发展。
　　3.3计算机系统及网络安全管理问题
　　计算机技术虽然具备较强的计算机能力与存储能力，但同时计算机的基本性能也给信息的安全存储带来一定影响。这是因为计算机系统中的会计资料、信息数据极易受到人为的篡改，计算机软件也常常会出现问题导致会计信息丢失，并且很容易被人通过复制等手段盗取信息资料而不留下痕迹，这些都为电算化会计档案的安全管理造成很大难题。再加上网络技术的广泛发展，使得一些黑客很容易侵入电子档案管理内部窃取、篡改信息数据，或者泄露会计信息，或者利用病毒使计算机瘫痪，导致会计信息数据完全丢失，这也是电子会计档案管理的主要安全问题。另外，电算化会计档案信息的存储质量还与其所在的载体质量、保存环境有着很大关联。
　　4电算化会计档案管理的风险防范措施探讨
　　为了能够提高电算化会计档案管理的安全性，就必须要加强管理，增大对计算机硬件设备与软件技术应用的投入力度，不断深化改革，促使电算化会计档案管理工作制度更加完善，并且建立相应的档案归档制度、保管制度、定期备份与维护制度以及分权限调用制度等等。并强化对电算化会计档案管理人员的培训，提高其工作能力与职业道德素养，做好内部人员管理。但最重要的，还是要做好信息技术上的档案管理工作，具体安全管理措施如下：
　　将电子会计数据档案定期整理拷贝，保存到相应的系统或介质。养成定期定时备份的良好习惯，数据备份随时进行，每一个会计年度要把所有会计数据拷贝存储到磁性介质中或者光盘上。必须要加强网络安全管理的工作。具有预防病毒和黑客的入侵安全措施，确保系统和软件的安全，设置网络防火墙等，以预防病毒对计算机的侵害，并及时升级检测和杀毒软件，使计算机硬件与软件系统的安全得以充分保障。加强电子会计档案系统保密的工作。由于电子会计档案具有易修改、易破坏并且不留痕迹的特点，不管是操作和执行过程中的加密，还是管理过程中的加密都是非常必要的，必须设置输入和输出控制，将数据和源程序加密，设置相对复杂、不易被破解的密码口令，设置恢复功能和各种操作纪录等控制功能。做到防患未然，严密各种手续和程序，使电算化会计资料的保密性得到充分的保障。要限制电算化会计档案的利用方式，确保使用安全。电算化会计档案的特点使其在利用活动中的保密和安全问题不好控制，所以要采取更加严密的安全措施，避免由安全问题带来的不可挽回的损失。保证存储介质的存放环境良好。注意防潮、防热、防尘、防磁及定期检查复制采用磁性介质保存的档案，防止磁性介质的损坏会计档案丢失，从而造成无法挽回的损失。
　　5结语
　　综上所述，加强对电算化会计档案风险防范的研究分析，对于其良好实践效果的取得有着十分重要的意义，因此在今后的实践中，应该加强对电算化会计档案的重视程度，并注重具体实施措施的可行性与整体性。
　　【参考文献】
　　[1]常霞，张亮.试论会计档案管理中存在的问题及对策[J].科技视界，2011（05）：88-89.
　　[2]刘树志，马卓，孙亚茹，高峰.要加强水利企事业会计档案管理[J].水利天地，2013（04）：56-58.

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