煤炭企业办公自动化系统的布置方式与功能

　　【摘要】办公自动化水平层次不高的问题，在一定程度上阻碍了企业发展，怎样提高企业的整体工作效率和工作质量，是煤矿企业必须重视的问题。本文主要阐述了办公自动化系统的需求和作用、办公自动化系统的部署方式、办公自动化系统功能实施等问题。

　　【关键词】煤炭企业；办公自动化系统；布置方式；功能

　　煤矿企业在完善和加强业务生产信息化时，面临着办公自动化水平层次不高的问题，在一定程度上阻碍了企业发展，主要表现在办事效率、信息沟通、管理操作等层面。怎样在新形势下提高企业的整体工作效率和工作质量，是煤矿企业必须重视的问题。

　　1、办公自动化系统的需求和作用

　　1.1、煤矿企业在日常办公方面存在如下问题：

　　（1）煤矿企业通常是跨地区经营，集团公司距离煤矿有一定距离，在异地有多个销售处或办事处。异地经营使企业内部沟通和协调较为困难。

　　（2）煤矿企业日常事务繁多，包括文件收发、文件会签、会议安排等，而且管理流程日趋复杂。在这种情况下，对于日常事务执行效果的监督越来越困难。

　　（3）企业规章制度多，许多时候无法有效执行，而对于有章不依现象又很难发现、监督和处理。

　　（4）企业资源利用率不高，办公资源紧缺。

　　（5）常常遗漏重要事情或未及时处理。

　　（6）人员的流动导致知识的大量流失。

　　1.2、信息化办公方式

　　办公自动化（简称OA）系统是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的新型的办公方式，通过网络，组织机构内部人员可跨越时间、地点协同工作。办公自动化系统是网络协同办公、知识信息共享的内部管理信息平台，使信息在企业的内部传递效率提高，过程监控简单明晰，使信息的传递更加快捷和方便。依靠这种模式，企业组织结构能够得到简化，各个部门在信息共享的基础上进行协作，便于明确各个部门甚至每个员工的责任，而决策层可迅速综合来自各个方面的信息，并以此为依据制定企业的战略决策。

　　1.3、通过实施办公自动化系统可以解决的问题：

　　（1）员工之间信息交流不顺畅、不及时的问题。

　　（2）通过网上传递公文和政令，节省公文传递中的人力、物力资源消耗，加快公文的流转速度，降低办公成本，提高企业的办文、办事效率。

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