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外在表达管理模式视域下的语言表达管理方法(2)

时间:2014-05-08 13:35 点击:
具体而言,在与自己的同事沟通的时候,应该换位思考,站在对方的立场,理解对方的苦衷。值得注意的是,一定不要背后议论同事,对于敏感话题,如果避免不了,在回答对方的时候要留有余地。作为一个秘书,应该明确,

  具体而言,在与自己的同事沟通的时候,应该换位思考,站在对方的立场,理解对方的苦衷。值得注意的是,一定不要背后议论同事,对于敏感话题,如果避免不了,在回答对方的时候要留有余地。作为一个秘书,应该明确,同事所做每一件事情,都一定有他的理由。对你看不惯的方面,你不要过多地批评、指责和抱怨,更不要当面顶撞或争论,而要给予充分的理解。

  秘书与下级关系。与下级沟通成功与否,不仅影响下级对你的观感,甚至影响你的工作和前途。只有对下级怀有平等的心情,才能实现有效沟通。一是与下级沟通,要把握尺度,不能无原则地使用赞美的语言,要有自己真实的情感体验,符合环境与语境的基本要求,用词得当;二是与下级交谈时,要有一个积极乐观的心态,向下级叙述重要事宜,或回答下级提问时,一定要做到态度平和,不能给人盛气凌人的感觉,还应该目不斜视地盯着对方的眼睛,这种眼睛直视的语言交际技巧,就是在用眼睛说话,不但会增强语言的说服力,还会给下级留下精力充沛、光明磊落的印象。

  对下级布置工作、任务,要慎重,看问题要有自己的立场和观点,同时要给下级留有申辩的余地,如果一味好辩逞强,说话不留情面,盛气凌人,则往往会让同事们敬而远之,影响沟通的效果。同时对于下级私人的事情,作为上级不能妄加评论,更不要妄加揣测。

  2.夯实素质修养,恰当得体

  新时代的秘书,就是具有深厚素养的人,具体而言,应从以下几个方面加以培养:

  有协作精神。具有团队精神,尤其是碰到一些敏感的话题要多加思考,切记主观臆断、出口伤人。

  乐观态度。要有为别人圆场的精神,以心胸的宽广、大气、大度来面对工作中的一切,在沟通的时候,不论是同事、上级或是下级都要做到谦虚请教,认真聆听,平和讲话,适当倾诉,讲话留有余地。

  情绪健康。克服浮躁情绪,仔细、认真地做好每一项工作不论做什么工作,都要礼貌用语,用心倾听,诚恳待人。只有把细节做好,才能够构建和谐的人际关系。

  3.端正诚恳态度,表达真实

  接待来客是秘书的主要工作之一,秘书在进行语言艺术表达交际的过程中,一定要做到诚恳的态度、真实的表达。无私、真诚的语言交流,可以给来访者带来快乐赢得对方好感,又能得到对方真诚理解和热情支持与帮助,有利于做好本职工作。

  寻找共同语言。交往双方有共同话题,共同语言,共同体验和共同情感,就意味着交往有走向成功可能,寻找这样共同点就成为交往关键。究其原因,就是因为任何一个人都生活在多元化集合当中,文化、民族、地域、知识、能力、职业、年龄、个人经历、思想观点都有可能相似,这也成为了语言交流的基点,这就要求我们秘书人员在平常工作中要细心留意,据访客的不同特性选择适当的言语,语言交际因人而异,以便更好寻求共同话题;

  真诚以待。秘书的形象不仅代表个人,还有领导和单位的形象。在接待来访者过程中,就要在一定范围内敞开胸怀,言明所求,给予对方一个良好的印象,取得信任,交往才会成功。虚假遮掩,或表现出极强自我保护性,对别人过于防范,都难于使交往成功。在一定条件下,应该采取“欲取之,则先予之”方法,合理地实施交往策略技巧,实现交往目。对我们秘书人员而言,要把握住一个尺度,那就是能言则言,不能言绝对不言;

  善解人意,站在对方立场上考虑问题。良好的人际关系是安心工作、舒心生活必不可少的条件,“己所不欲,勿施于人”就要求正确适当的语言美,语言美可以拉近人与人之间的距离,加强人际关系。成功交往者总是会善于听取对方言论,善于理解对方意见和意图,总是能站在对方立场上理解问题,从而达到增进双方友谊目的。

  人类杜会中,人与人、人与杜会都发生着密切的关系。交往中能清晰地表达出自己的想法,协调处理好人与人之间的关系,是工作取得成绩的重要前提。秘书在人际交往中最主要、最重要的手段就是语言艺术。一个秘书的语言水平、语言质量与秘书的语言修养、表达水平有着直接关系。基于此,就要加强秘书的素质修养,增加秘书的语言表达的灵活性,提高秘书说话的表达能力,从而发挥工作的最大性能。

  参考文献:

  [1]武佳纬,赵莉.浅析秘书人员的语言技巧[J].河北企业.2011(11)

  [2]郭明兰.秘书说好六种话[J].秘书.2012(01)

  [3]钟小安.秘书应巧用模糊语言[J].办公室业务.2012(02)

  [4]魏利华.论秘书工作中的有效沟通[J].湘潮(下半月).2012(01)

  [5]杜立新.现代秘书如何为领导提供主动性服务[J].职业.2012(11)

  (作者单位:中睿通信规划设计有限公司;广东广州510630)


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