财会档案管理有严格的时间、内容、程序要求。在整理立卷过程中，要严格执行统一分类标准、统一档案形成、统一管理要求的“三统一”要求。移交过程中要执行档案交接前，做好充分的准备工作；移交时，要有符合要求的监督人员进行专人监督、认真点收；交接后，要按相关要求完善办理的一切事宜。销毁程序要按照审批执行、造册登记，没有办结的事项要另行立卷的程序要求进行。并做到在销毁时，学校档案管理部门和财务部门要共同派人员进行监销，要做到防止泄密、彻底销毁。

　　（三）提高人员素质，建立一支专业的财会档案队伍

　　财会档案整理的第一责任人是学校的财会人员，而不是档案人员。财会档案案卷质量的高低，取决于财会人员对财会档案规范化整理的熟知程度。因此，要持证上岗，必须将财会档案管理及操作技能的培训、考核，纳入财会人员上岗前的一项制度。财会人员要从档案最基本的业务学起，逐步熟练掌握财会档案管理的基本技能和基本知识。只有从源头抓起，就能够做好财会档案的整理、归档、移交等规范工作。在选调档案工作人员上要把好上岗关，各高校要有计划、分步骤地招聘、吸收信息资源管理和计算机管理专业的研究生及以上学历的人员，从事高校档案工作。特别是高校档案部门的主要领导，要在具有大局意识、责任意识、服务意识的优秀档案工作人员中选拔，加强与会计等职能部门的协调与合作。其次，在档案馆（室）配备财会档案管理岗位，以客观、公正的立场接收、管理和提供财会档案。加强学习培训，对于财会专业和档案管理的再教育，高校档案管理人员

　　要定期参加。通过学习熟悉会计工作的基本流程、基本规律和要求，熟练掌握财会档案信息资源管理技能。

　　（四）加强信息化建设，增加资金投入

　　随着信息科学的发展电子化逐步取代了纸质化，财会档案信息化还可以通过软件系统的使用，将计算机操作和财务资料进行联网,满足财会是将声像档案同其他文件档案一同混存在文书柜中，没有任何防磁防光等声像档案所必须的保存条件。这种简陋保管条件下，一些声像档案寿命受损，如照片褪色变黄、底片曝光变质和光盘受潮无法读取，重要记录丢失。

　　2.定期复检频率低

　　声像档案材质的特殊性决定其损耗率超过纸质档案，如光盘每读取一次就磨损一次，录音带每查看一次就消一点儿磁，为了满足人们查阅，管理者需要定期对声像档案进行复检。但多数基层声像档案管理部门对定期复检声像资料没概念，采取放任自流的态度，不检查也不维护。

　　二、加强水利声像档案管理的几点思考

　　（一）大力宣传，增强声像档案管理意识

　　加强声像档案管理首先要积极争取各级领导支持，加大声像档案宣传力度，改变水利单位重建设轻档案，重文字轻声像的传统思想，为声像档案管理营造出良好的工作氛围。在此基础上，通过多种激励手段促使各部门工作人员积极参与到素材收集、归档、整理和利用的具体管理工作中，让他们切实意识到声像档案方便、快捷、直观等好处，从而增强

　　声像档案管理意识。

　　（二）严格管理，制作标准化管理流程

　　为解决归档不及时完整、文字说明混乱、定期复检频率低这些问题，有关部门要制定标准化管理流程，严格管理声像档案各个步骤。根据工作需要，对水利声像档案的收集范围、技术标准、归档时限和移交程序作出量化规定；明确声像档案日常管理、借阅程序；永久保存的声像档案定期复检，移交上级档案管理部门。完善管理和检查机制，确保声像

　　档案管理工作落到实处。

　　（三）加强培训，提高声像档案管理水平

　　1.声像档案既有传统型文字档案的管理要求，又有声音和图像档案管理的特殊要求，水利部门应该加大对水利声像档案管理人员的业务培训，结合水利声像档案制作案例培养专兼职摄影和编辑技术人员。

　　2.吸收引进优秀专业人员，提高系统内声像档案管理水平。

　　（四）妥善保管，加大声像档案利用率

　　声像档案载体多是由磁性材料和光学材料制成，为保障声像档案正常使用寿命，其存放环境必须防日光和紫外线、防磁、防震，温度需控制在十四至二十四摄氏度，24小时内温度变化不超过百分之三，湿度变化不超过百分之五。声像档案管理的最终目的是为了使用，档案管理部门要抓住时机，利用声像档案制作专题画册、主题宣传片等多种宣传材料，更生动直观地宣传水利事业建设发展的成就，使全社会更深入了解水利工程，支持水利工程。

　　实际操作中，水利声像档案管理目前还存在着种种问题，如因档案意识淡薄错过记录重大历史时间；因技术不达标影响档案制作；因保管不科学造成档案损坏等。但随着现代化水利工程的发展，声像档案一定会越来越广泛地应用于水利部门的各个领域，为水利研究和宣传工作立下汗马功劳。面向未来，我们必须要加大声像档案宣传力度，提高水利声像档案意识，掌握对声像档案特殊材质的管理方法，大大提高水利声像档案的利用率，为我国水利事业可持续发展提供更多动力。

　　比如建立财会管理系统，学生缴费、业务来往帐等都进入程序，自动归档存入财会档案管理系统。对于各部门相关人员都有日志流程，并且按要求进行归档，如不及时归档将告警提示。对于主管部门的财务文件、上级的财务审批、部门的财务申请，同样进入财务管理系统进行流转。这样既节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损；还有利于财会档案的专业管理以及档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和工作质量。各高校在建设档案馆（室）时，为确保财会档案的安全，要按照“七防”的要

　　求进行建设。为进一步提高安全度，还可以在档案馆（室）内、外安装摄像头，进行电子监控。同时，各高校要在财务年度预算中，应合理安排充足的财会档案管理经费，确保房屋、设备的日常维护、保养、更新换代。要按照专项经费管理办法，保证其专款专用，不得挪用、挤占，确保档案管理工作的协调可持续发展。

　　四、总结

　　高校财会档案是各院校经济活动的记录，它以丰富的原始数据和具有高价值的资料为使用者提供可靠的信息，为各院校制定规划和调查、取证以及进行决策，提供依据和材料。财会档案对于总结经济工作，指导院校管理，查验经济财务问题，防止贪污舞弊，研究经济发展的方针战略都具有重要作用。确保财会档案的安全和完整，并加以充分利用，是各高校必须引起重视的一项基础管理工作。我们要充分认识财会档案的重要性，做好财会档案管理工作，为学校的发展做好坚有力的服务保障。

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