关于高校财会档案管理的思考(2)

往得不到重视，大有无人来销、无人敢销的局面，一般是“鉴而不销，存而不销”的现象，这种情况在会计凭证方面表现得尤为突出。到期的财会档案依然原封不动地躺在原来的地方，占用着有限的库房资源，这就造成一方面每年移交的财会档案无处存放，档案库房远不能满足需要，另一方面过期的档案却还在占用大量的资源的局面。
5、开发利用功能不强。由于财会档案的特殊性，在利用时往往过多强调了保密，对利用人的身份及目的作了过于严格的限制，使得一些想利用的人最终未能如愿。另一方面，在利用方式上，除了被动等待利用者上门查找以外，没有其它更好的服务方式，潜藏在财会档案中的价值没有得到充分发挥，开发利用率不高。
三、造成目前财会档案管理状况的原因
1、领导不重视，经费没有保障。长期以来，档案工作只是处于一种“说起来重要，忙起来不要”的状态，有被边缘化的危险，领导普遍认为档案工作只是一种简单、重复的工作，而没有意识到档案工作是一项细致、繁琐、技术性、复杂性较强的工作，因而对档案工作不加重视，投入经费不足，没有设置专门存放财会档案的设备，档案存放只能是“见缝插针”，保管条件达不到“三铁”“八防”的要求，容易造成档案的遗失及损毁。
2、管理人员责任心不足、进取心不强。在高校，档案部门是一个相对清苦的部门，即无权又无利，领导也不够重视，相比较其它部门容易滋生得过且过的念头，存在着“业务部门不交档案，我也落得清闲”的心理，做一天和尚撞一天钟，没有认真查找原因，真正去研究解决工作中的困难。
3、技术知识不足。目前，随着计算机的应用，财务活动大多通过计算机来进行管理，由此产生了基于计算机的电算化会计档案，而高校档案人员由于对计算机知识掌握不多，对财务软件缺乏了解，对形成单位产生的原始材料缺乏监管，因而没有及时将电算化会计档案接收入库。
四、完善财会档案管理的对策
1、及时制定规章制度。完善的规章制度是做好工作的前提，不论是国家部委还是高校档案部门都要根据形势的变化，及时修订、制定相应的规章制度，从国家来说应组织人力及时修订《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》中涉及财会档案的内容，从高校自身来说要制定本校的《财会档案管理办法》，《财会档案查阅利用制度》、《财会档案销毁制度》等等，并在实际工作中，严格按章办事，做到“有法可依，有章可循”。
2、实行财会档案专人负责制。在可能的条件下，财务部门及其它单位都应设专人负责财会档案的管理，且最好不要随意变动，工作变动时亦应做好交接，档案部门在工作中要及时给予指导，做好培训工作，让管理人员了解档案法规，熟悉档案条例，整理档案时做到整理规范、符合要求。
3、催交档案定时、全面。在收集财会档案时，不但要求财务部门移交档案，还应对独立核算的二级机构进行监督，使这些部门的财会档案都能无一例外地向档案部门移交，不但要移交纸质档案，更不能遗漏电算化档案。对未按时归档的部门要建立台账，及时催交，定期催交，同时加强档案宣传力度，加强与这些部门的交流沟通，争取得到他们的支持和配合。
4、做好鉴定销毁工作。档案部门应切实履行职责，严格按照法规规定，做好到期财会档案的鉴定销毁工作，将需销毁档案登记造册，会同学校财务部门共同鉴定，严格审查。在鉴定时要做到逐份鉴定，防止误销，不可一刀切，更不能整箱成柜不加区分地销毁。销毁时应由档案部门和财务部门共同派人监销，人数应在2人以上，销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况及时上报，做好销毁清册的存档工作以备以后核查。

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