四、公文现代化管理的实施效果

经过9年多的探索实践，路局现代公文管理体系经历了从无到有、从粗到细、从面到点的变迁，发展到如今不仅实现了公文各环节的规范化管理和有序可控，同时实现了公文流程的协同处理，公文信息的关联与共享，对于提升公文运行效率，提高公文利用价值，提速企业现代化管理意义重大。
1. 固化流程，控制过程，实现公文精细化管理。
我局自成功应用并推广办公信息系统以来，认真解析公文处理各环节，找准控制关节点，充分利用现代信息技术，实现了对操作流程的完美控制，对公文规则的细节把握，力求避免因不懂不熟公文规则造成的失误或失控。同时公文电子化操作与管理，可实现对所有数据的追踪与监控，操作时间、操作选项、操作步骤全部有据可查，有利于及时发现问题、分析原因及整改问题，不断提高全局各级机关的公文处理水平。目前，我局公文管理及办公平台应用的广度和深度均处全路领先水平。
2.协同办公，加速流转，提高办公效率。
电子公文因其依托现代网络，通过电脑实现了协同办公，各环节通过程序自动控制与衔接，其运行效率和流转速度是人工纸质公文无法比拟的。以前几天甚至十天半个月才能成文的文件，如今1-2天便可完成，以前需印制、封装、车递至少三天到达的文件，如今分秒可见。近两年很多车次取消行李车作业，一些车站关停，给一些单位特别车间班组级单位收发车递文件造成了困难，收文周期有所延长，而随着网络的延伸，办公系统的普及，文件传达时效性大大增强，公文电子化传输的效率更加凸显。因此借助网络与信息技术的公文现代化管理加速了信息流动，提高了工作效率，适应当前路局直管站段体制的需要，真正实现了公文管理的大变革、大提速，促进了企业管理水平的提升。
3.缩减成本，降低能耗，提高了经济及社会效益。
（1）减少纸质文件印刷，节约办公成本。
随着办公系统的不断推广和普及，目前网络设备条件较好、技术力量较强的单位已将其应用到车间、班组。通过网络传输办理电子公文范围不断扩大，印制纸质文件的需求不断缩减，因此文件印刷费、纸张费以及取送文件的人工费都大为缩减。局管内所有电报的网上传输更是每年节约近千万费用。
（2）提高办公效率，促进经济效益提升。
如果说办公成本降低是节流的话，那全面提高办公效率则是开源，间接提高了企业经济效益。办公成本是可见、可估算的，而公文管理现代化带来的经济效益则是无形和不可估量的。首先，办公系统的广泛应用使得扁平化管理成为可能，中间层次减少，管理跨度加大，人工成本降低，企业竞争力增加，从而实现企业效益最大化；其次，搭上信息高速公路，使得上下内外沟通更为快速流畅，实现了知识与信息的共享和交流，员工工作效率和工作热情成倍提升，带给企业的经济效益也是不可估量的。

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