（1）优化会签流程，实现闭环管理。
会签是发文处理的重要流程之一。是部门之间协调沟通的重要痕迹，因此也是我们公文处理程序控制的重点和难点。按照公文处理规定，拟稿过程中涉及其他部门范围内的事项，必须组织会签，会签应尽量达成一致，不能协调一致的，需列明理据，提出建议报领导审批。这一过程看似简单，实际需控制的环节非常多，并且要形成闭环管理。首先由于电子文档的特殊性决定了会签环节必须保证不直接修改正文，只填写修改意见；其次涉及多个部门会签时，其中一个部门有会签意见需修改公文时，必须考虑修改部分是否会再次涉及其它部门，是否需再次会签的问题，稍不留意会陷入不断往复的死循环；最后，需控制主办部门统稿时是否按会签意见修改，不修改时怎样陈述理由呈领导定夺。经反复实践和完善，确定了如今会签－修改－确认的管理模式
（2）增加帮助提示，避免操作失误。
为方便用户更好地掌握操作流程和注意事项，系统各个环节采取各种方式设置了操作提示，尽量避免操作失误。如发文处理在菜单栏设置帮助模块，解答发文过程中常见问题；发文稿纸每个可编辑域会提示需要输入的内容及格式要求；在点击操作项时，会弹出对话框，确认操作选项；在误操作时会弹出对话框提示错误原因或正确操作方法等。以上种种，在帮助用户自助熟悉办公系统，熟知办公流程，提高办公效率等方面起到了较好地辅助作用。
（3）设置收文办理时限，实现自动催办提醒。
按照公文处理办法，结合电子公文时效性更强的特点，路局对电子公文格式、规范及办理时限等进行进一步规范，并将其应用到流程控制中，以起到提示督办的作用。收文人员在登记之初即可设定公文紧急程度，系统会根据公文管理相关规定自动设定常规办理时限，紧急公文提示按文件要求时限办理。为解决文书员处积压文件过多，容易产生疏漏的问题，系统将文书员（处室秘书）所见收文列表按办理状态分传阅办理中、逾期传阅办理中、传阅办理完毕三类显示，超过一定时限未办结的文件，由文书员强行结束办理。
（4）控制主办结果，强化收文督办。为避免收文出现阅而未办，状态不明、情况不清的情况，系统设“主办情况简述”栏，要求主办部门必须简要填写文件办理情况及进展，才能结束办理，这一方面有利于督促主办部门将文件办理落到实处，提高办理时效，同时也为导出办文情况供领导参阅提供了基础数据。
（5）优化单位设置，确保操作便捷。办公系统中现注册局机关各部门50个，局属各单位104个，其它相关单位7个，共计161个单位，还有一些单位同时有两个甚至三个名称，如何统筹管理好这些单位，确保拟稿人正确选择并简化操作，确保各单位准确收发公文是需要重点解决的问题。为方便操作我们按不同标准创建各类群组计50个；同时解决了一个单位多个名称问题，既保证拟稿部门能准确找到主抄送单位，又保证受文单位唯一性，避免因名称问题造成一个单位多个用户名多个密钥多次登录收文；在局收文模块根据领导批示确定主协办部门环节，为避免因单位过多，人为点选单位造成漏办错办的情况，采用系统判断初选，人工核对的方式，大大提高了正确率，减少了人工操作；针对拟稿部门经常漏抄本部门或会签部门的情况，设定了以上两类部门自动添加功能。

二.实现信息共享，提高公文利用价值。

1.增加技术规章审批流程，规范规章管理。
路局规章为局发下行文。按规章管理规定，业务部门所拟规章文件必须归口由总工程师室审核并进行编号备案。借助会签流程，系统实现了规章的归口管理及有序可控。主办部门在起草阶段可选择 “标注技术规章”，系统在确认情况下，会在发文稿纸上出现“规章编号”和“编号人”等规章相关信息，同时自动将总工室添加为会签部门，拟稿人填写规章编号，总工室专业工程师核定签字。规章成文入库后可直接点选纳入总工室规章管理库，公文库中也可直接查询规章类文件，实现了流程可控，数据共享。
2.统一清理标注文件废止情况，提高公文库利用率。
针对当前作废、废止文件情况较多，不仔细查看公文内容无法甄别文件是否有效，不利于公文利用和管理的情况，为提高公文库中公文的关联性，加强公文效用管理，提高公文库利用率，我们于2012年新增公文废止情况标识，公文入库后会在当前文件及被作废的文件中都有鲜明标识，并将废止文件与被废止文件之间通过热点链接进行关联，大大提高公文准确性及利用价值。
3．增加公文检索目录库，方便搜索查询。
随着以公文处理为核心的办公系统顺利实施，公文库体积逐年膨胀，庞大的公文库，不仅查询速度逐年下降，而且自身稳定性受到严重威胁。2009年，我们对公文库进行了改进，把历年公文按年度分库管理，这样虽然提高了查询效率，解决了公文库体积问题，但是随之产生了跨库查询不便的问题。今年年初，我们设计了公文检索目录库，它只存储历年公文库文件的基本信息索引，支持对公文基本信息模糊查询，且能直接链接到查询结果中的文件，有效提高公文查询效率，方便用户操作。

三、完善安全机制，确保公文的有效性与权威性。

1.建立系统级安全保障机制。
局办公系统平台和公文交换平台所依托的Lotus Domino/Notes本身提供了高度安全的保障机制。包括：
①身份识别与验证：系统级用户必须注册拥有合法的用户标志符ID文件才能访问服务器，Domino提供基于工业标准RSA的Notes公共密钥基础架构;
②权限控制：包括服务器访问权限、数据库访问权限、表单与视图访问权限、文档访问权限等多个级别的控制;
③数字签名：数字签名技术保证了数据的完整性和不可篡改性;
④加密机制：通过RSA算法和RC2或RC4算法提供了密钥加密技术，实现了对标识符文件、数据字段、数据库文件加密;
2.建立应用级安全保障机制
①办公平台安全性控制
系统配置管理。应用级的用户注册后，系统管理员需为其配置部门、赋予角色和分配权限，才能成为合法用户。
标识符单点登录。用户必须使用系统注册的合法用户ID文件，才能够登录Lotus notes客户端，访问配置权限以内的相关程序。通过口令跟踪控制ID被冒用；通过IP地址跟踪控制同一ID在不同计算机上登录。
点对点传输控制。文件传递作用到个人，实现一对一或一对多点对点传输，每个用户只能看到其待办和经办过文件，只能查阅角色权限范围内的文件信息。
②公文交换中心安全性控制
用户密钥管理。系统为每个单位用户生成128B数字证书（数字ID）并集中管理，用户密匙U盘存储各自数字证书。数字证书用于验证单位用户身份、验证上传公文的数字签名，从而有效保证公文传输的保密性和真实性。
公文的数字签名。发送公文的同时，系统会自动对发送的公文进行数字签名，签名的信息摘要由系统服务器统一管理。
3.建立制度保障安全机制
出台增删部门和人员管理、标识符（ID）文件及其密码管理、密钥管理、系统维护管理等一系列管理制度和办法，严格审核程序，健全台账记录，加强安全卡控。

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依托现代信息技术 构建公文现代化管理体系(2)

二.实现信息共享，提高公文利用价值。

三、完善安全机制，确保公文的有效性与权威性。

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