高校特殊载体档案管理策略研究(2)

　　针对上述调研结果，笔者建议以切实保护特殊载体档案原件为基础，以开展数字化建设为抓手，从以下4个方面系统开展特殊载体档案管理建设工作：

　　（一）全程管理和及时归档相结合

　　全程管理和及时归档是保障档案完整性、可读性的重要手段。对于特殊载体档案，一方面，档案人员应该熟悉高校的每一个业务流程，在各个业务环节对相关人员进行指导，对特殊载体档案从形成直到归档进行监管和指导，保证特殊载体档案的内容和元数据都归档。另一方面，在全程管理中，要把好时间关，对特殊载体档案及时进行归档。特殊载体档案往往是由专门部门或专门人员利用特定的软硬件负责制作的，它不同于纸质档案的内容直观，改动有痕迹，如果不及时归档，具体部门或人员很容易因缺乏一定的监督机制忘记归档，或因时间过长才归档而导致对其中的人物、事件叙述不清。因此，对特殊载体档案应及时归档，即在某一次活动或某项工作结束后立刻由相关责任部门或人员进行归档，尤其是对一些重大活动产生的大量特殊载体档案，要求相关人员活动结束即进行归档；而对于一些时间跨度长、空间跨度大的业务，则应该根据业务流程，分阶段及时进行归档。

　　（二）建立适合于高校特殊载体档案的保管条件

　　对于产生特殊载体档案数量大的高校（如戏剧、影视学院），应该建立符合保管条件的档案库房和安全可靠的备份条件及备份措施。没有合格条件的高校，档案人员应该在利用档案为学校解决重大实际问题时，如建校史馆、办校周年展，多向领导反映这些档案的重要作用，争取领导在政策和资金上的支持。除这些专业学校，各高校特殊载体档案的数量相对有限，就高校的特殊载体档案数量和资产管理制度而言，将各种配套设备一一配备不现实也不经济，档案人员既要创造条件，不断积累、扩充档案设备，也要探索既安全又经济的手段，寻找适合本校的道路，如没有专用库房，可采用购买恒温恒湿胶片柜等单体设备的方式进行解决；利用逻辑归档的方式，充分利用各业务部门的资源，对特殊载体档案进行归档；将各类特殊载体档案转化成归档管理通用软件格式进行归档；同时，在不违反保密和安全规定的情况下，租赁设备或外包业务保管、备份相关档案，以降低保管成本，保障档案安全。

　　（三）建立以数字化为核心的特殊载体档案管理模式

　　将特殊载体档案数字化，既能看到档案原貌，又能减少档案原件使用，保护档案实体，节约管理时间和成本，并能提高利用效率和减少对原始设备的依赖性。标准的制定非常关键，各校在进行档案数字化或数字化资源库建立时要充分以档案数字化行业标准为依据，如《缩微胶片数字化技术规范》（DA/T43-2009）等，主动了解行业内的通行做法，确保数字化后的档案通用性、可读性、数据可交换性高。设计数据存储中心时，要注意根据高强度、长时间，并发访问多和读/写稳定性的数据处理特点进行选择，做好顶层设计，充分体现发展性、系统性、长效性，对特殊载体档案管理系统的有效建设与持续发展起到重要的保障作用。同时，数字化档案数据要做好异质、异地备份。

　　（四）加强宣传、技能培训和制度约束

　　首先，档案部门要借助学校重大活动、档案节日（如国际档案日）、搭车展示与专门展示相结合，不断进行宣传，把特殊载体档案的重要性宣传出去，引起领导和各业务环节文件产生人员的重视，增强相关人员的档案意识，使归档工作从被动变成主动。其次，利用档案行业、档案软件开发公司、高校档案专业等资源，通过观摩学习、经验交流、学习培训等措施对档案人员进行技能培训，提升档案人员的相关技能。再次，建立考评体系，把特殊载体档案归档工作纳入业务验收、岗位考核中，增加对相关人员的约束力，从制度上对特殊载体管理工作提供保障。

　　综上所述，特殊载体档案具有不同于纸质档案的特性，其管理有特殊之处，需要引起领导和档案人员的重视，档案人员应当跟上时代的发展，积极、主动学习相关技能，做好相关管理工作，从而保障其完整、可读、可长久保存。

　　注释：

　　[1]昌平档案信息网

　　http：//www.bjchp.gov.cn/daj/tabid/4779/InfoID/ 125449/frtid/4777/Default.aspx

　　参考文献：

　　[1]马蕊，陈占凤.企业特殊载体档案管理试行之路[J].档案学研究.2013（S1）

　　[2]沈东岩.创新特殊载体档案管理机制拓展服务新功能[J].四川档案.2013（3）

　　[3]卢晓峰.特殊载体档案概述[J].黑龙江科技信息.2012（18）

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